Статьи

как работать на кассе

18.04.2020

Как работать на кассе?

С введением новых требований по установке и применению контрольно-кассовой техники пришли изменения и в правила ее использования.

Теперь для корректной работы в соответствии с требованиями закона руководителю, а главное кассиру, нужно не только уметь пробивать чеки правильно, но и следить за передачей данных к оператору и за наличием интернет соединения на кассе.

Сейчас разберем и расскажем, как работать на кассе правильно и о каких нововведениях нужно знать владельцу бизнеса и кассиру.

Принцип работы на ККТ: основные требования к онлайн кассе и ее работа

Что же представляет собой кассы нового образца, именуемые онлайн кассами?

Это аппараты, которые должны передавать данные о фискализированных чеках посреднику налоговой – Оператору фискальных данных (далее ОФД), через интернет соединение. ОФД, в свою очередь, эти чеки обрабатывает и передает в базу налоговой.

Требования к аппарату, соответствующему новым законам, можно свести к следующим пунктам:

Онлайн касса должна быть нового образца, т.е. иметь возможность установки фискального накопителя .

Фискальный накопитель ( далее ФН) – это некая флешка памяти аппарата, отвечающая за формирование и отправку чеков в ОФД. Накопители бывают разного срока службы – 13, 15 и 36 месяцев. Чтобы понять, какой накопитель потребуется для Вашего бизнеса, нужно отталкиваться от Вашей системы налога и сферы деятельности. Обязательно перед покупкой рекомендуем уточнить модель и производителя ФН, так как в паспортах каждого производителя отдельно прописываются указания к применению и ограничения.

Кассовый аппарат должен иметь бесперебойную передачу данных в налоговую, для этого он может быть оснащен любым удобным для Вас модулем – WiFi, Сим-карта, Ethernet, USB. Если произошло так, что у Вас произошел сбой в интернет соединении, не стоит волноваться – при внедрении онлайн касс это было учтено. Все кассовые машины нового формата запрограммированы таким образом, что без передачи чеков в ОФД они проработают 30 дней. И если в данный промежуток проблема не будет устранена, ФН будет заблокирован, касса будет выдавать ошибку и не даст пробить Вам ни одного чека. Данная проблема решится сразу, как только касса получит доступ к сети и передаст все накопленные чеки. Чеки будут переданы оператору с теми же датами и временем, в которые Вы произвели операции, поэтому никаких штрафов за несвоевременную отправку чеков не предусмотрено.

Сейчас любой вид кассового аппарата должен уметь печатать расширенный перечень обязательных реквизитов, в том числе QR-код. Это обязательное требование. Данный код покупатель может отсканировать через специальное приложение на своем смартфоне и проверить свой чек на официальном сайте ИФНС. По новой редакции закона обязательной стала и отправка электронной версии чека на номер телефона или электронную почту клиента. Обязанность предоставить чек в данном виде возлагается на Вас только в том случае, если клиент запросил у Вас его до момента осуществления расчета (пробития фискального чека). Электронная версия является аналогом выдаче обычного бумажного чека, поэтому, чтобы избежать санкций налоговой инспекции, не пренебрегайте просьбам покупателей – они имеют на это законное право. Чтобы не ошибиться с выбором аппарата, который подойдет под все требования закона, рекомендуем перед покупкой проверить его наличие в реестре контрольно-кассовой техники на официальном сайте ИФНС.

Передача информации о произведенных Вами кассовых операциях теперь должна производиться через ОФД. Операторы представляют собой коммерческие организации, которые созданы в соответствии с Законодательством Российской Федерации и имеют разрешение на обработку и хранение фискальных данных. Все действующие операторы так же прописаны в официальном реестре на сайте налоговой инспекции. Зарегистрировать кассу, без привязки к ОФД- невозможно. Поэтому позаботьтесь о выборе оператора прежде чем запланируете приобрести кассовый аппарат.
Важным моментом является соответствие технических характеристик аппарата требованиям 54-ФЗ. Примером их могут служить наличие заводского номера на корпусе аппарата, часы реального времени, устройство для печати документов, передавать данные в ФН, обеспечивать возможность печати на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) двухмерного штрихового кода (QR-код размером не менее 20 x 20 мм).

Рассмотрим схему взаимодействия «кассир-клиент»:

Кассир принимает от клиента оплату любым из удобных ( реализованных на Вашей точке) способов: наличными, банковской картой, сертификатом.
Данные поступают в накопитель с соответствующим признаком и способом расчета.
Фискальный накопитель шифрует данные о пробитом чеке, сохраняет его в своей памяти и отправляет в ОФД ( при стабильном интернет соединении).
ОФД принимает чек, проверяет его соответствие и отправляет в базу налоговой.
Кассир передает бумажную версию чека ( или формирует с кассы электронный вариант и отправляет на номер телефона или электронную почту клиента) клиенту.

Кто же может выступать кассиром? Нужно ли получение удостоверения кассира-операциониста?

В соответствии с пунктом 2.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовой техники выступать в роли кассира может любое лицо, которое прошло инструктаж по эксплуатации кассового аппарата в аккредитованном сервисном центре, ознакомлено с требованиями законодательства относительно работы с контрольно-кассовой техникой и подписало договор о полной материальной ответственности.

Удостоверение кассира для работы с кассовым аппаратом обязательным не является, но если Ваш сотрудник пройдет соответствующие курсы и будет обладать данным документом, это будет огромным плюсом!

Не стоит забывать - именно от действий кассира напрямую зависит предоставление верных сведений о выручке Вашей организации в налоговые органы. И чем выше будет квалификация Вашего кассира, тем меньше вопросов и штрафов от налоговой у Вас будет.

Порядок действий кассира на торговой точке – с чего начать и как завершить рабочий день?

Прежде чем кассир начнет работу на кассовом аппарате, он должен убедиться в том, что аппарат находиться в исправном техническом состоянии. Для этого он должен включить аппарат, сверить дату и время, проверить не возникает ли каких-либо технических ошибок при включении. Если ошибки обнаружены, кассир должен оперативно сообщить о возникших проблемах руководителю или обратиться за технической поддержкой в обслуживающую компанию. Начинать работу на неисправном аппарате категорически нельзя! Даже чеки, пробитые с указанием неверной даты, являются нарушением кассовой дисциплины и влекут за собой штрафные санкции.

Если аппарат находится в исправном состоянии, кассир может открыть кассовую смену. Данные сразу же будут отправлены в ОФД. Частым заблуждением начинающих предпринимателей является то, что кассовую смену нужно открывать независимо от того, планируются у вас продажи или нет. Это не так. Законодательно Вас никто не обязывает открывать и закрывать смену каждый рабочий день Вашей компании. Мы рекомендуем открывать смену исключительно перед первой продажей.

После окончания рабочего дня, кассир производит закрытие смены (снятие Z-отчета), проверяет отправку данных с кассы в ОФД, сдает наличность в кассу компании.

Как работать на кассе правильно и избежать санкций налоговой?

Для того чтобы Вам быть полностью уверенным в том, что Ваш сотрудник, отвечающий за работу кассового аппарата не приведет своими действиями к нарушению кассовой дисциплины, а как последствия – к штрафам, нужно следовать следующим правилам:

1. Перед тем, как допустить до работы сотрудника, который будет выступать в роли кассира, убедитесь в том, что он хорошо осведомлен о правилах эксплуатации кассового аппарата, обладает знаниями о всех реализуемых кассовых операциях.

2. Особое внимание уделите проработке «сложных» операций – пробитие чека на аванс и предоплату, закрытие чека аванса, работа с номенклатурной группой, оформление чека возврата и чека коррекции.

3. Расскажите продавцу о том, что ему нельзя покидать рабочее место и оставлять кассовую зону без присмотра или впускать в нее посторонних.

4. Кассир должен знать, что обязан предоставить по требованию клиента электронную версию чека на номер телефона или email.

5. Если нет подключения кассы к интернету, в данном режиме можно работать только 30 календарных дней. По истечении этого срока накопитель будет заблокирован до момента решения проблемы. Эта ситуация может вызвать простой деятельности и штрафные санкции.

6. При возникновении некорректной работы/зависаний аппарата, кассиру следует сразу же обратиться в сервисный центр или обслуживающую компанию для проведения диагностики. Причинами некорректной работы кассового аппарата может служить не только технические проблемы, но и устаревшая прошивка. В этом случае ее потребуется срочно обновить, так как работа кассы на старой прошивке ( если вышла новая, включающая в себя изменения под требования закона) влечет за собой наложение штрафов.

Работа на кассовом аппарате на самом деле не так сложна, как кажется. Стоит только разобраться и держать в голове основные тонкости. Также рекомендуем производить инструктаж для сотрудников хотя бы раз в пол года – меняются требования закона, вводятся новые реквизиты и способы оплат, меняются прошивки. Все это приводит к тому, что заученные ранее комбинации могут стать не актуальными. Чтобы избежать ошибок и работать «по закону» заказывайте услугу «Обучение кассе» в нашем аккредитованном сервисном центре.

Как видите, процесс работы на кассе удобен и прост!

Наши специалисты знакомы со всеми моделями ведущих производителей кассовой техники и могут обеспечить высокий уровень обучения для Ваших сотрудников!